体験・入部の受付の使い方

できること

• 体験フォームと入部フォームを、ログインなしで開けるリンクとして LINE やメールで配れます
• 体験会を登録すると、体験フォームで参加したい体験会を選んでもらえます。合う日が無い方は、希望の練習時間帯を選べます
• フォームの先頭に、チームの方針・持ち物・集合場所・問い合わせ先などの案内文を出せます
• 届いた申し込みは「体験応募一覧」「入部申込み一覧」で、ステータスを付けて管理できます
• 入部申込みは、「入部を完了」を押すだけで部員と保護者が名簿に載ります。名簿に一から打ち直す必要はありません
• 申し込みがあると、登録したメールアドレスに通知メールが届きます。申し込んだ方には受付確認メールが届きます

受付の設定と申し込みの一覧を扱えるのは管理者だけです。

Web の管理画面では

1. サイドバーの「リクルーティング」から「リクルーティング設定」を開き、体験フォーム・入部フォームの「リンクをコピー」で共有リンクを取ります
2. 「体験会管理」の「体験会を追加」で、タイトル・開催日・時間・場所を入れ、「公開する」をオンにします。公開した、これからの体験会がフォームの選択肢に出ます
3. 「体験フォーム設定」で案内文・参加希望の練習時間帯・連絡用メールを、「入部フォーム設定」で案内文を書きます。空のままなら案内文は出ません
4. 「設定」の「通知先メール」に、申し込みを受け取るメールアドレスを登録します。「テスト送信」で届くか確かめられます
5. 体験の申し込みは「体験応募一覧」で、入部の申し込みは「入部申込み一覧」で進めます

入部を決めるときに部則への同意をもらいたい場合は、部則のドキュメントを作って公開し、リクルーティング設定の「公開部則」で指定します。指定すると、入部フォームに同意の欄が出ます。

アプリと Web の管理画面での違い

• アプリでは「その他」の「リクルーティング」から、体験応募フォーム・入部応募フォームを開けます。管理者には「リクルーティング設定」「体験会」「体験応募一覧」「入部応募一覧」も出ます
• アプリのリクルーティング設定では、共有リンクのコピー、入部フォームの案内文、公開部則の指定ができます。「体験フォームの設定」では、案内文に加えて参加希望の練習時間帯（出す・出さない、表示名、並べ替え）、連絡用メール、練習時間の補足も変えられます（アプリ 1.81.0 から）
• アプリの一覧でも、体験応募のステータスの変更・アーカイブ・メモ、入部申込みの「確認中」への切り替え・「入部を完了（名簿に登録）」・キャンセルができます。絞り込みは Web と同じで、最初は対応が要るものだけが出ます（メモ・確認中・絞り込みはアプリ 1.81.0 から）
• アプリの「体験会」では、体験会の追加・編集・削除と「公開する」の切り替えができます（アプリ 1.81.0 から）。過去の会には「終了」と出ます。体験会チラシの画像は「公開 API」の「公開用画像」で入れます（公開 API を開始しているチームだけ）
• 通知先メールの登録は Web の管理画面で行います

よくある質問

申し込みに気づけるようにするには？

通知先メールに登録したアドレス全員に通知メールが届きます。アプリにログインしている端末にも、申し込みがあったことが通知で届きます（お名前は入りません）。Web の管理画面のダッシュボードにも、対応が要る件数が出ます。

体験の申し込みは、そのまま名簿に載りますか？

載りません。名簿に載るのは、入部フォームから届いた申し込みで「入部を完了」を押したときだけです。体験のあと入部が決まったご家庭には、入部フォームのリンクを送ってください。

入部しなかった方の体験応募は消せますか？

消すのではなく「アーカイブ」で一覧から外します。記録は残り、絞り込みの「アーカイブ済み」から確かめて「一覧に戻す」でいつでも戻せます。

「入部を完了」を取り消せますか？

取り消せません。名簿に載せたあとで内容を直したいときは、名簿管理で部員・保護者を直してください。名簿に載せたくない申し込みは、「入部を完了」を押さずにステータスをキャンセルにします。

入部フォームで住所を聞けますか？

聞けません。入部フォームで伺うのは、部員のお名前・生年月日・学区、保護者のお名前と電話番号、連絡先メールアドレスなどです。スタッフとしての協力や配車に使える車の有無も、任意で答えてもらえます。

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