少年野球チームの会計を1つのアプリで回し切る

会計係を引き受けると、持ち物が4つに増えます。会費を誰から受け取ったかを付ける表（たいていスプレッドシート）、収入と支出を書く出納帳、封筒に入った領収書の束、そして「ボール代を立て替えました」が流れてくる LINE。

受け取る場所と書く場所と集める場所が別なので、同じ数字を2回書くことになります。会費の表の合計を出納帳に写し、LINE の報告を見て領収書を探し、年度末に全部を足し直す。どこかで1つずれると、残高が合わなくなります。

この記事では、この4つを Dagout 1つに寄せたときに何がどこまで載るのかを整理します。先に線を引いておくと、Dagout はお金を動かす道具ではなく、記録を1か所にまとめる道具です。現金や振込のやり取りはこれまでのままで、記録の側だけを置き換えます。

少年野球チームの会計係がやっている1年の仕事

会計係の仕事を1年の順に並べると、だいたい次のようになります。

• 会費を集めて、誰からいつ受け取ったかを記録する
• 収入と支出を出納帳に付け、残高を合わせる
• 保護者やコーチが立て替えた分を、領収書と引き換えに払い戻す
• 年度の初めに予算を組み、年度末に収支報告書（予算・決算・差額）を作って会計監査の確認を受ける
• 次の会計係に、ファイルと領収書と残高を引き継ぐ

どれも難しい作業ではありません。難しいのは、これが別々の場所にあり、年度末の作業は年に一度しか回ってこないことです。

役員全体の引き継ぎの進め方は 少年野球保護者会の引き継ぎマニュアル に書いたので、ここでは会計に絞ります。

スプレッドシートと紙の会計で詰まる3つのところ

1つめは、会費の表から出納帳への書き写しです。会費の表は部員ごと、出納帳は日付ごとなので、形が違います。月に一度まとめて写すと、受け取った日を思い出せなかったり、1人分を落としたりします。

2つめは、領収書の紙の受け渡しです。立て替えた人は練習のときに会計係へ渡しますが、会計係が休みの日は次回に持ち越し、そのうちなくなります。封筒に残った領収書が誰の立て替えかを、LINE をさかのぼって確かめることになります。

3つめは、年度末の集計と引き継ぎです。出納帳を足し直して収支報告書の形に組み替える作業は、年に一度なので毎年やり方を思い出すところから始まります。しかもファイルは前の会計係のパソコンにあり、次の人には最終版のコピーだけが渡る。途中の記録と領収書は、翌年には見られないことが多いはずです。

少年野球の会計を Dagout にまとめると、どこまで載るか

Dagout には、スマホのアプリと、パソコンで開く Web の管理画面があります。ふだんの記録と申請はどちらでもでき、表の書き出しと収支報告書の印刷は Web の管理画面で行います。会計係の仕事ごとに並べると、次のとおりです。

共通しているのは、数字を2回書かない構造です。 会費の受け取りも、支払った立て替えも、記録した時点で出納帳に載ります。出納帳があれば収支のまとめと収支報告書は同じ行から出るので、年度末に足し直す工程がなくなります。

画面ごとに、どの作業が消えるか

会費の表から出納帳への書き写しが消える

「会費」の画面で学年ごとの月会費・年会費を決め、受け取ったら部員ごとの表の、その月（まとめて集めるならその回）に記録します。スマホのアプリでは回ごとの一覧です。3か月ごとにまとめて集める、8月は集めない、兄弟割引や免除といった決まりも設定でき、今月までの未納の件数と金額は表の上に出ます。

受け取った会費は出納帳に、「月会費 3月分 12人」のように受け取った日ごとの1行で自動で載ります。会費の画面で受け取りを取り消せば、出納帳からも消えます。会費以外の収入や支出は、日付・費目（ボール代や大会参加費などの区分）・内容・金額を手で入れます。

領収書の手渡しが消える

保護者は「経費の申請」から、立て替えた金額・費目・内容に領収書の写真（1〜5枚）を付けて申請します。スマホのアプリならカメラで撮ってそのまま出せます。申請が届くと、管理者のアプリに通知が来ます。

管理者は内容を見て承認し、お金を渡したら「支払った」を記録します。直してほしいところがあれば差し戻し、申請者が直して出し直します。半年分のお車代のように同じ人の申請が何件もあるときは、まとめて1回で支払えます。支払った申請は、そのまま出納帳の支出に載ります。

「あといくら使えるか」の手計算が消える

「収支のまとめ」には、費目ごとの予算・上期・下期・年度計・消化率と、前年度繰越・次年度繰越が1つの表に出ます。支出が予算を超えた費目は色が変わり、月ごとの収入・支出・月末の残高にも切り替えられます。

予算は、前年度の人数と実績から費目ごとの見込みを出せます。前年度の実績を部員1人あたりにならし、今年度の在籍と新入部員の見込みから出す形です。人数に比例させるのは会費と「変動費」の印を付けた費目で、「固定費」と印の無い費目は前年度の実績のままです。前年度の記録が Dagout にあることが前提なので、使い始めた年は手で入れます。

年度末の組み直しが消える

収支報告書は、費目ごとの予算・決算・差額の3列に、チーム名と会計期間、作成日、「会計」「会計監査」の署名欄が付いた A4 の1枚です。2枚目に月ごとの表を付けることもできます。Web の管理画面からブラウザで印刷し、PDF にも保存できます。

Dagout に載らないもの

導入を決める前に、ここを見てください。

• お金の受け渡しそのもの。集金・振込・決済の機能はありません。「受け取った」「支払った」は、受け渡したことの記録です
• 銀行口座や会計ソフトとの連携と、銀行ごとの様式への自動記入。決まった様式があるときは、Web の管理画面で書き出せる CSV の数字を写してください
• 未納のご家庭への自動の催促。未納は表で分かりますが、連絡はこれまでどおりチームのやり方で行います
• 保護者への会費・出納帳の公開。会費・出納帳・収支のまとめ・予算は管理者と会計担当だけが見られます
• スマホのアプリでの書き出しと印刷。費目 × 月の表・CSV・収支報告書の印刷は Web の管理画面だけです

移すときにチームで決めること

先に決めておくと、年度の途中で直さずに済みます。

1つめは、会計の年度の始まりの月です。チームごとに選べて、既定は4月。会費の年度（4月始まり）とは別に決められるので、3月始まりの会計に合わせることもできます。学年は4月で替わっても、会計は総会の月で締めるチームがあるためです。

2つめは、費目です。定番の費目が最初から入っているので、チームの出納帳と見比べて名前を直したり足したりします。使わなくなった費目は「使わない」にすれば、過去の記録は残ったまま候補から消えます。

3つめは、前の年度からの残高です。使い始める年度の初めの残高（期首残高）を手で入れます。翌年度からは、前の年度の残高が自動で引き継がれます。

4つめは、会計係にどのログインを渡すかです。会費と出納帳は管理者と会計担当だけが見られます。会計係には、管理者が設定で決める会計担当用パスワードを渡せば、名簿や設定には触れずに会費と会計だけを任せられます。

5つめは、申請のルールです。何を申請してよいかを決め、保護者へ先に伝えておくと差し戻しが減ります。申請の一覧は保護者全員に見えるので、口座番号は申請に書かず、管理者へ直接伝えてもらいます。

よくある質問

年度の途中から使い始められますか

使い始められます。年度の初めの残高を入れ、年度の初めから今日までの記録を出納帳に入れます。細かい記録が手元に無ければ、費目ごとの合計を1行ずつ入れても収支のまとめの数字は合います。会費は、受け取った日を選んで過去の月の分も記録できます。

会計監査では何を見せればよいですか

Web の管理画面から印刷した収支報告書と、出納帳の CSV が基本です。立て替えの領収書は、経費の申請を開くと写真で確かめられます。封筒の束をめくる代わりに、申請ごとに写真と金額を照らし合わせる形になります。

料金はかかりますか

かかりません。会計はチーム運営の基本機能に含まれ、ずっと無料です。月額料金・初期費用・アプリ内課金もありません。

Dagoutでできること

会計については、この記事で挙げた範囲がそのまま使えます。機能の一覧は 会計機能 に、サービス全体は Dagout にまとめています。まずは出納帳だけを先に移してみると、どこまで載るかが分かります。

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